Przedmiotem zamówienia jest: zarządzanie i utrzymanie cmentarzy komunalnych w Gminie Kłodzko (zgodnie z PKWiU 96.03.1 Usługi cmentarne i pokrewne objęte są 8% podatkiem VAT), przez okres 24 miesiący, od 01.01.2020 r. do 31.12.2021r., to jest: w Krosnowicach (działka nr 984 i 2013/1), Ołdrzychowicach Kłodzkich (działka nr 858), Szalejowie Dolnym (działka nr 242/4 i 242/2), Szalejowie Górnym (działka nr 790), na które składają się w szczególności następujące zadania:

1) w zakresie zarządzania:

a) prowadzenie racjonalnej gospodarki kwaterami grzebalnymi zgodnie z planem zagospodarowania cmentarza oraz obowiązującymi przepisami,

b) pobieranie opłat za korzystanie z cmentarza komunalnego i urządzeń cmentarnych według cen ustalonych przez Zamawiającego oraz przekazywanie ich do kasy Urzędu Gminy w terminie do 10 dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni,

c) ustalanie terminów i warunków pogrzebów,

d) prowadzenie dokumentacji cmentarnej, w formie pisemnej, a w szczególności:

- ksiąg cmentarnych osób pochowanych na cmentarzu,

- alfabetycznego spisu osób pochowanych na cmentarzu,

- księgi grobów na cmentarzu,

- rejestru kart zgonów,

- rejestru miejsc rezerwowych,

- aktualizacji planu zagospodarowania i wykorzystania miejsc na cmentarzu,

- ksiąg obiektów budowlanych, wykonywanie niezbędnych przeglądów i pomiarów,

e) przedstawienie do dnia 15 stycznia każdego roku sprawozdań o stopniu wykorzystania miejsc grzebalnych według stanu na 31 grudnia roku poprzedniego oraz każdorazowo na żądanie Zamawiającego,

f) egzekwowanie od wykonawców usług pogrzebowych utrzymania porządku oraz usuwania nadmiaru ziemi w przypadku wykonywania grobu murowanego,

g) pełnienie nadzoru nad robotami wykonywanymi bezpośrednio na terenie cmentarza i jego obiektach przez podmioty gospodarcze świadczące usługi pogrzebowe (pouczenie ich o wymogach prawidłowego wykonania grobu i przywrócenia porządku po czynnościach pogrzebowych oraz dokonanie sprawdzenia i odbioru wykonanych robót przed i po pochowaniu zwłok (pogrzebie)). Administrator może zawrzeć umowę, w której określi obowiązki stron oraz sposób zabezpieczenia prawidłowości wykonania robót związanych z pochowaniem zwłok,

h) zarząd cmentarzem oraz terenem i obiektami położonymi w jego granicach.

2) w zakresie utrzymania cmentarza:

a) bieżące utrzymanie czystości cmentarza, a w szczególności

- alejek utwardzonych,

b) systematyczne wykaszanie:

- traw na terenie cmentarza,

- mogił zaniedbanych i przeznaczonych do likwidacji

- pasa zieleni izolacyjnej o szer. do 1 m bezpośrednio przylegającego do terenu cmentarza,

c) odchwaszczanie na bieżąco nieutwardzonych alejek i terenów wokół drzew i nasadzeń,

d) wykonywanie prac korekcyjno-pielęgnacyjnych drzew i żywopłotów,

e) wykonywanie systematycznych konserwacji i drobnych napraw obiektów, urządzeń, instalacji, ogrodzenia i nawierzchni alejek,

f) usuwanie aktów wandalizmu, w tym m.in. napisów itp.,

g) usuwanie opadłych liści oraz odśnieżanie, usuwanie lodu,

h) wyposażenie obiektu w niezbędną liczbę kontenerów na odpady oraz bieżące ich opróżnianie, wywóz nieczystości oraz ponoszenie związanych z tym kosztów,

i) ponoszenie kosztów zużytej energii elektrycznej oraz wody na cmentarzu,

j) wykonanie zgodnie z obowiązującymi przepisami przeglądów technicznych obiektów budowlanych i instalacji, prowadzenie książki obiektu oraz wykonywanie pomiarów instalacji elektrycznej,

l) usuwanie drobnych zastoisk wody opadowej (kałuże),

ł) obsługę klientów z należytą starannością,

3) niezależnie od obowiązków wymienionych w pkt. 1) i pkt. 2) do obowiązków Wykonawcy należy w szczególności:

a) zapewnienie wykwalifikowanej kadry do sprawowania administracji cmentarzy komunalnych,

b) przekazywanie do dnia 10 stycznia każdego roku Zamawiającemu kopii ksiąg cmentarnych, zestawienia miejsc pochówku, za które w roku poprzednim winny być uiszczone opłaty za korzystanie z cmentarza komunalnego na okres pierwszych i kolejnych 20 lat z zaznaczeniem uiszczonych opłat oraz zestawienia kosztów utrzymania cmentarza w roku poprzednim wraz podaniem ilości wywiezionych śmieci, zużytej wody i energii elektrycznej.

c) zapewnienie stałego funkcjonowania cmentarzy i obsługę klientów w dni powszednie w godz. 8.00-16.00, a w niedzielę i dni wolne od pracy w godzinach uzgodnionych z osobami dokonującymi pochowania zwłok. Informacja o godzinach funkcjonowania administracji powinna być wywieszona na bramie, tablicach informacyjnych.

d) niezwłoczne zgłaszanie Zamawiającemu konieczności wykonania napraw i remontów przekraczających bieżące utrzymanie.

e) ubezpieczenie (na cały okres trwania umowy) na własny koszt terenu cmentarza wraz z obiektami na nich znajdującymi się od następstw zdarzeń losowych oraz odpowiedzialności cywilnej w zakładzie ubezpieczeń zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami i przedłożenie kserokopii dokumentów ubezpieczenia do dnia 15.01.2020 r.

4) wszystkie czynności związane z chowaniem zmarłych, ekshumacją zwłok i szczątków, zagospodarowaniem starych grobów, utrzymaniem terenów cmentarzy, domów przedpogrzebowych, prowadzeniem ksiąg cmentarnych powinny być wykonywane zgodnie z przepisami Ustawy z dnia 31 stycznia 1959 r. o cmentarzach i chowaniu zmarłych /Dz.U. z 2019 r. poz. 1473/ i jej przepisami wykonawczymi, a w szczególności:

- Rozporządzeniem Ministra Zdrowia z dnia 7 grudnia 2001 r. w sprawie postępowania ze zwłokami i szczątkami ludzkimi /Dz.U. z 2001 r. Nr 153, poz.1783/.

- Rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 1 sierpnia 2001 r. w sprawie sposobu prowadzenia ewidencji grobów /Dz.U. z 2001 r. Nr 90, poz.1013/.

5) wszystkie czynności związane z zarządzaniem nieruchomościami powinny być wykonywane zgodnie z przepisami Ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo Budowlane /Dz.U. z 2019 r. poz. 1186/ i Ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami /Dz. U. z 2018 r. poz. 2204/ oraz aktami wykonawczymi do powyższych ustaw z uwzględnieniem postanowień umowy.

6) każdy z Oferentów winien dokonać wizji lokalnej celem sprawdzenia warunków związanych z wykonaniem usług będących przedmiotem przetargu oraz celem uzyskania jakichkolwiek dodatkowych informacji koniecznych i przydatnych do złożenia oferty.

Cena oferty ma objąć cały okres realizacji zamówienia tj. 24 miesiące.

Wykaz załączników do zapytania ofertowego:

1. Parafowany projekt umowy

2. Oświadczenie

3. Wykaz doświadczeń i referencji

Sposób przygotowania oferty: wykonawca składa ofertę elektronicznie za posrednictwem platformy przetargowej do oferty dołącza w postaci elektronicznej oświadczenie, wykaz doświadczeń i referencje. Zamawiajacy dopuszcza skany w/w dokumentów.